[点検・メンテ]機能を利用することで、アフターメンテナンス(定期点検)の予定管理やお客様への連絡や日程調整を手軽に行うことができます。
【事前準備】
案件テンプレートの設定をする
最初に、点検メンテテンプレート設定で点検スケジュールの設定をします。
予め1ヶ月点検から60年点検までが登録されているので、不要な項目を削除して自社のテンプレートを作成してください。
(設定の操作方法はこちらの記事をご確認ください。)
例:3ヶ月、6ヶ月、1年、2年、3年、5年で定期点検を行っている場合
メッセージテンプレートの設定
続いて、お客様に一斉連絡する際のメッセージテンプレートを作成しておきます。
チャットでまとめて送る内容になりますので、予め設定しておくと作業が簡単になります。
点検メッセージの例:
いつもお世話になっております。
まもなく2年点検の時期が近づいてまいりました!
今回の点検ではスタッフがお伺いし、住宅外部・内部をそれぞれチェックさせていただきます。
点検は2時間ほどかけて行います。
立ち会いが必要となりますので、訪問させていただく日程について、ご都合のよろしい日時を2~3つご返信いただけますと幸いです。
その他気になっていることなどがあれば、お気軽にご相談くださいませ。
【点検予定を登録する】
引渡日を設定する
お客様に住宅を引き渡したら、フェーズを引き渡し済に変更し、物件に引渡日を入力します。
①物件一覧>物件情報の[編集する]
②基本情報>建物の[引渡日]をカレンダーより選択
物件に将来の点検予定を追加する
引渡日を入力後、案件タブに移動し案件を追加します。
「テンプレートから案件をまとめて追加」をクリックすると、あらかじめ作成した点検テンプレートからまとめて登録できます。
点検予定日は引渡日から自動計算されます。(案件追加の詳しい操作方法はこちら)
【点検連絡と日程調整】
お客様に点検連絡チャットを送る
管理画面のメニューより案件一覧をクリックします。
絞り込み検索に条件を入れて連絡先対象を抽出し、送付先のボックス▢に✓を入れます。
【チェックしたところに一斉連絡】クリックすると、メッセージ作成画面が表示されます。
例:今月2年点検の予定のお客様を確認してメッセージを送る場合
テンプレート無し >今回のメッセージの本文を作成してください。
作成されたテンプレートを選ぶと、事前に作成されているテンプレートが表示されます。
【確認画面へ】をクリックし、最終確認を行ってください。
【一斉連絡する】をクリックすると、チャットルームが作られメッセージが送付されます。
お客様から希望日の返信がきたら、チャットで日程調整のやりとりを行いましょう。
日程が確定したら、ステータスを「訪問予定」などに変更し、メモ欄に確定日を入力しておくと管理がしやすいです。
点検結果の報告
点検が完了したら、タイムラインで完了報告を行います。
[タイムラインに投稿]ボタンを押すと、タイムラインの投稿画面に遷移しますので、点検内容や結果を投稿しておきましょう。点検報告書がある場合は、合わせて添付しておくと振り返りやすいです。