案件機能を利用することで、アフターメンテナンス(定期点検)の予定管理や施主様への連絡や日程調整を手軽に行うことができるようになります。

事前準備

案件テンプレートの設定をする

最初に、案件テンプレート設定で点検スケジュールの設定をします。

あらかじめ1ヶ月点検から60年点検までが登録されているので、不要なものを削除して自社のテンプレートを作成してください。

(設定の操作方法はこちらの記事をご確認ください。)

例:半年、1年、2年、5年、7年、10年で定期点検を行っている場合

メッセージテンプレートの設定

続いて、お客様に一斉連絡する際のメッセージテンプレートを作成しておきます。

チャットでまとめて送る内容になりますので、予め設定しておくと作業が簡単になります。

点検メッセージの例:

いつもお世話になっております。まもなく2年点検の時期が近づいてまいりました!

今回の点検ではスタッフがお伺いし、住宅外部・内部をそれぞれチェックさせていただきます。点検は2時間ほどかけて行います。
立ち会いが必要となりますので、訪問させていただく日程について、ご希望日を2,3候補ご返信いただけますと幸いです。
また、おうちについて気になっていることなどがあれば、合わせてお知らせくださいませ。

点検予定を登録する

引渡日を設定する

お客様に住宅を引き渡したら、物件に引渡日を入力します。

物件に将来の点検予定を追加する

引渡日を入力後、「テンプレートから案件をまとめて追加」をクリックし、案件を追加します。

あらかじめ作成した点検テンプレートからまとめて登録できます。

点検予定日は引渡日から自動計算されます。(案件追加の詳しい操作方法はこちら

点検連絡と日程調整

お客様に点検連絡チャットを送る

案件一覧で、点検の情報を絞り込み、一斉連絡をします。

例:今月2年点検の予定のお客様を確認してメッセージを送る場合

メッセージをテンプレートから選択して、該当の物件のお客様にまとめてチャットを送信します。

お客様から希望日の返信がきたら、チャットで日程調整のやりとりを行いましょう。

日程が確定したら、ステータスを「訪問予定」などに変更し、メモ欄に確定日を入力しておくと管理がしやすいです。

点検結果の報告

点検が完了したら、タイムラインで完了報告を行います。

タイムラインに送信するボタンを押すと、タイムラインの投稿画面に移動しますので、点検内容や結果を投稿しておきましょう。点検報告書がある場合は、あわせて添付しておくと振り返りやすいです。

回答が見つかりましたか?