点検・メンテナンス機能を利用することで、定期点検のスケジュール管理やお客様への日程調整連絡を効率よく行うことができます。
目次
STEP1. 事前準備
点検・メンテナンステンプレートを設定する
初めに、貴社の点検メンテナンススケジュールを設定します。デフォルトでは、3ヶ月点検〜60年点検まで登録されているため、不要な項目は削除してテンプレートをご利用ください。
操作方法
設定＞テンプレート設定＞点検メンテテンプレート設定
メッセージテンプレートの設定
続いて、チャットでお客様に一斉連絡する際のメッセージテンプレートを作成します。
操作方法
設定＞テンプレート設定＞メッセージテンプレート設定
点検メッセージの例
いつもお世話になっております。
まもなく1年点検の時期が近づいてまいりました！
今回の点検ではスタッフがお伺いし、住宅外部・内部をそれぞれチェックさせていただきます。
点検は2時間ほどかけて行います。
立ち会いが必要となりますので、訪問させていただく日程について、ご都合のよろしい日時を2～3つご返信いただけますと幸いです。
その他気になっていることなどがあれば、お気軽にご相談くださいませ。
STEP2. 点検スケジュールを登録する
引渡日を設定する
お客様に住宅を引き渡したら、案件の日付項目「引渡済」に日付を入力します。
操作方法
物件管理＞物件一覧＞対象の物件名をクリック＞赤枠の引渡日を更新
物件に将来の点検スケジュールを追加する
操作方法
物件詳細の点検・メンテをクリックし、お客様邸に点検スケジュールを追加します。
テンプレートからまとめて追加をすると、作成した点検・メンテテンプレートのなかから複数の点検周期を登録することが可能です。尚、点検予定日は引渡日から自動で計算されます。
STEP3. 点検スケジュールを共有する
お客様アプリに点検スケジュールを共有する
STEP2で点検スケジュールを追加すると、下記のようにお客様アプリへ共有されます。
＊共有設定のデフォルトは、オーナーに共有で公開されます。
お客様へ共有するメモの追記、点検スケジュールを非公開にしたい場合
操作方法
物件管理＞点検メンテナンス一覧を選択します。フリーワードで対象顧客を検索し、対象顧客が表示されたら編集をクリックします。
お客様へ共有される項目は下記です。
点検・メンテ名
金額
予定日
内容
事前にお客様へ伝達事項がある場合は、内容にメッセージを入力します。お客様に点検スケジュールを非公開にしたい場合は、共有設定をオーナーに共有しないに変更してください。
お客様に一斉連絡を送る
例）2025年に1年点検を迎えるお客様に連絡をする場合
操作方法
物件管理＞点検メンテナンス一覧を選択します。絞り込み検索で、点検年数やステータス状況、点検予定日をセグメントします。点検の対象顧客が表示されたら、☑を入れます。
「チェックしたところに一斉連絡」でメッセージの作成画面が表示されます。
メッセージテンプレートより、テンプレートを選択してください。チャットメッセージでテンプレートの修正も行っていただけます。
送るメッセージの内容に問題がなければ、確認画面へ進み、一斉連絡するで完了です。
一斉連絡を行うと、点検連絡用のチャットが生成され、お客様の携帯端末にプッシュ通知でお知らせされます。お客様と訪問の日程調整ができたら、編集＞ステータスで進捗を更新しましょう。
STEP4. 点検報告
投稿で点検報告をする
点検が完了したら、投稿で報告を行います。
下記キャプチャの赤枠をクリックすると、投稿が表示されます。
投稿で点検内容や結果を記録しておきましょう。点検報告書やチェックシートがある場合は、ファイル追加より添付・保存しておくと、お客様より追加工事やお問い合わせがあった際に振り返りやすいです。
デフォルトでは、公開ステータスが非公開のため、お客様に共有する場合は公開に変更してください。
